Funktionen
16 Funktionen für einen durchgängigen Betreiberpflichten-Prozess.
Jede Funktion beantwortet drei Fragen: Was ist es? Welches Problem löst es? Welchen Nutzen hat der Anwender?
Überblick
Funktionsumfang im Detail
01
Organisations- und Standortmanagement
- Was ist es?
- Abbildung der Unternehmensstruktur von der Holding über Gesellschaften bis zum einzelnen Standort.
- Welches Problem löst es?
- Verantwortung und Datenhoheit sind über Werke und Länder verteilt, eine gemeinsame Struktur fehlt.
- Welchen Nutzen hat der Anwender?
- Zentrale und Standorte arbeiten auf derselben Struktur – mit klarer Zuordnung von Rechten und Verantwortung.
02
Asset Register
- Was ist es?
- Register aller compliance-relevanten Anlagen, Arbeitsmittel und Objekte je Standort.
- Welches Problem löst es?
- Assetlisten liegen in Excel, CAFM-Auszügen und Prüfberichten unterschiedlicher Provider.
- Welchen Nutzen hat der Anwender?
- Eine belastbare Basis für Applicability, Fälligkeiten und Nachweise.
03
Requirement Library
- Was ist es?
- Strukturierte Sammlung von Anforderungen aus rechtlichen und fachlichen Quellen, je Land gepflegt.
- Welches Problem löst es?
- Wissen über Anforderungen steckt in Köpfen, Ordnern und individuellen Checklisten.
- Welchen Nutzen hat der Anwender?
- Anforderungen sind versioniert, nachvollziehbar und mehrfach verwendbar.
04
Applicability Management
- Was ist es?
- Regelbasierte und dokumentierte Zuordnung von Requirements zu Standorten und Assets.
- Welches Problem löst es?
- Es ist unklar, warum eine Pflicht für ein Asset gilt – oder warum nicht.
- Welchen Nutzen hat der Anwender?
- Jede Zuordnung ist begründet und im Audit erklärbar.
05
Obligation Management
- Was ist es?
- Die konkrete, steuerbare Verpflichtung aus Requirement und Asset mit Zyklus, Owner und Status.
- Welches Problem löst es?
- Pflichten existieren als Termine, aber nicht als steuerbare Objekte mit Zustand.
- Welchen Nutzen hat der Anwender?
- Der Status jeder Pflicht ist jederzeit sichtbar statt rekonstruierbar.
06
Compliance Activities
- Was ist es?
- Konkrete Vorgänge wie Prüfungen, Kontrollen, Begehungen und Dokumentationsaufgaben.
- Welches Problem löst es?
- Aufgaben verteilen sich auf Mails, Kalender und Absprachen mit Providern.
- Welchen Nutzen hat der Anwender?
- Eine Arbeitsliste je Standort, Owner und Provider – mit nachvollziehbarem Verlauf.
07
Fälligkeitsmanagement
- Was ist es?
- Zyklen, Vorlaufzeiten, Erinnerungen und Eskalationen über alle Standorte.
- Welches Problem löst es?
- Termine werden manuell gepflegt und geraten bei Personalwechsel aus dem Blick.
- Welchen Nutzen hat der Anwender?
- Fälligkeiten in 30, 60 und 90 Tagen sind planbar statt überraschend.
08
Evidence Management
- Was ist es?
- Strukturierte Ablage von Prüfberichten und Nachweisen mit Bezug zu Asset, Obligation und Zeitraum.
- Welches Problem löst es?
- Nachweise liegen in SharePoint, Mailanhängen und Provider-Portalen.
- Welchen Nutzen hat der Anwender?
- Ein aktueller Nachweis ist in wenigen Minuten auffindbar.
09
Findings
- Was ist es?
- Erfassung, Bewertung und Priorisierung festgestellter Mängel.
- Welches Problem löst es?
- Mängel aus Prüfberichten werden erfasst, aber nicht konsequent weiterverfolgt.
- Welchen Nutzen hat der Anwender?
- Offene Punkte sind zentral sichtbar und priorisierbar.
10
Corrective Actions
- Was ist es?
- Maßnahmen mit Verantwortlichen, Terminen und Wirksamkeitsprüfung bis zum Abschluss.
- Welches Problem löst es?
- Es ist unklar, ob ein Mangel tatsächlich behoben und geprüft wurde.
- Welchen Nutzen hat der Anwender?
- Closure ist dokumentiert statt angenommen.
11
Provider Management
- Was ist es?
- Einbindung externer Prüf- und Serviceunternehmen über ein eigenes Portal.
- Welches Problem löst es?
- Berichte müssen nachgefasst, übertragen und manuell abgelegt werden.
- Welchen Nutzen hat der Anwender?
- Provider liefern direkt in den Prozess – ohne zusätzliche Named-User-Kosten.
12
Audit Mode
- Was ist es?
- Zusammenstellung von Audit Packs je Standort, Zeitraum oder Themenfeld.
- Welches Problem löst es?
- Die Vorbereitung eines Audits bindet über Wochen interne Ressourcen.
- Welchen Nutzen hat der Anwender?
- Nachweise, Findings und Maßnahmen sind auf Abruf zusammengestellt.
13
Management Dashboard
- Was ist es?
- Portfolio-Sicht auf Exposure, Fälligkeiten, Findings und Unknown Exposure.
- Welches Problem löst es?
- Das Management erhält Statusberichte, die manuell erstellt und schnell veraltet sind.
- Welchen Nutzen hat der Anwender?
- Entscheidungen beruhen auf dem aktuellen Stand statt auf Quartalsfolien.
14
Regulatory Change Management
- Was ist es?
- Workflow für Änderungen an Anforderungen mit Bewertung der Auswirkung auf Assets.
- Welches Problem löst es?
- Änderungen werden spät bemerkt und nicht systematisch auf das Portfolio übertragen.
- Welchen Nutzen hat der Anwender?
- Auswirkungen sind nachvollziehbar bewertet und dokumentiert.
15
AI Document Processing
- Was ist es?
- Klassifikation von Prüfberichten, Extraktion relevanter Felder und Vorstrukturierung von Mängeln.
- Welches Problem löst es?
- Das Übertragen von PDF-Inhalten in strukturierte Daten kostet erhebliche Zeit.
- Welchen Nutzen hat der Anwender?
- Dokumentarbeit wird beschleunigt – die Freigabe bleibt beim Menschen.
16
Reporting
- Was ist es?
- Auswertungen je Standort, Assetklasse, Provider, Themenfeld und Zeitraum.
- Welches Problem löst es?
- Kennzahlen müssen aus mehreren Quellen zusammengesucht werden.
- Welchen Nutzen hat der Anwender?
- Berichte für Management, Audit und interne Steuerung entstehen aus einem Datenstand.